Ebben a cikkben nem arról fogunk beszélni, hogyan tegyünk kézfertőtlenítőt az irodába, hiszen ezt már nagyon sokan elmondták. Mi inkább arról fogunk beszélni, amihez mi értünk: a tervezőiroda működését, milyen kihívások elé fogja állítani a járvány és ezekre, hogyan lehet felkészülni és hatékony válaszokat adni: online távmunka, online kooperáció, e-learning.
Bármit is gondoljunk a koronavírus által keltett hullámok nagyságáról vagy valódiságáról, egy biztos: így vagy úgy, de hatással lesznek irodánk életére már a közeljövőben. Vagy maga a terjedő vírus, vagy az ellene hozott intézkedések. Ezt Olaszországban már testközelből tapasztalják a cégek és az emberek: karanténok, csökkentett városi szolgáltatások, elmaradt rendezvények és előadások, utazási tilalmak.
Nézzük meg ennek folyományaként milyen problémák jelentkezhetnek tervezőirodánk működésében az elkövetkezendő időszakban.
A munkatársak csak otthonról tudnak dolgozni
A legmagátólértetődőbb eshetőség, hogy a munkatársak karantén, vagy önkarantén miatt nem tudnak fizikailag bejönni a munkahelyre, de egyébként munkaképesek. Budapesti kutatásunk és az ügyfeleinknél tapasztaltak alapján az építészirodáknál általánosságban nem megoldott a “home office” munkaforma. Nézzük hát, hogy mire van szükség arra az esetre, ha ezt bevezetné egy iroda.
1. lépés: Fájlokhoz való hozzáférés
Először is szükség van a mindenféle irodai fájl, azaz a fájlszerver interneten keresztüli elérésére. Itt sok megoldás lehetséges a különböző felhőszolgáltatásoktól (pl.: GoogleDrive, OneDrive, Dropbox, stb.) a NAS-okon keresztül, (pl.: Synology, Asustor, Qnap vagy Linux alapú), az FTP szerverekig. A jó döntést az adott iroda körülményeinek és erőforrásainak ismeretében lehet meghozni.
2. lépés: Online csapatmunka a tervezőszoftverben
Másodsorban a konkrét modellezési és tervezési csapatmunkát is meg kell oldani távolról. Ezt alapszinten, kevés résztvevőnél, egy jó modellezési stratégiával is meg lehet oldani, ahol külön fájlokban dolgoznak a résztvevők és egy fogadófájlba linkelik be azokat modulokként és frissítik be azt időről időre. A profi megoldás viszont az adott BIM szoftver felhőszolgáltatásának használata, ami ARCHICAD esetén a BIMcloud-ot jelenti, Revit esetén a BIM360-at. Ezeket lehetséges egy céges szerverre telepíteni vagy pedig a szoftverfejlesztő felhőjét használni.
3. lépés: Munkaszervezés online
A harmadik fontos rész, hogy össze kell hangolni a csapatmunkát, hogy mindenki tudja min kell dolgoznia. Ez tapasztalataink szerint emailezésen keresztül garantáltan nem fog működni. Ehhez szükség van egy projektmenedzsment eszköz bevezetésére. Erre is vannak nagyon jó megoldások. Az egyik low-budget alapmegoldás, hogy valaki Google vagy Office365 online táblázatkezelőben vezeti a feladatokat. Mi erre inkább dedikált szoftvereket szoktunk javasolni. Könnyen át lehet látni a működésüket, hatékonyan lehet velük dolgozni és bizonyos szintig a legtöbb ingyenes. Ilyen szolgáltatás a Trello, a Monday, a Notion, vagy a Planner. Aztán ha belejött az iroda és még professzionálisabb eszközt használna, akkor ott van például az ASANA vagy a JIRA. Érdemes továbbá egy üzenetküldő alkalmazást is bevetni, ahol olyan rövid üzenetek formájában lehet kommunikálni egymással, amikkel nem érdemes az email postafiókot terhelni. Ez lehet Facebook Messenger, Google Hangouts, Skype, Microsoft Teams, Slack. Érdemes lehet olyan csatornát választani ahol nem vegyül a céges és a személyes kommunikáció, de ezt a döntést érdemes a csapattal közösen meghozni.
4. lépés: Hogyan üljünk le virtuálisan társunk mellé
Az irodában gyakran csak leülünk a kollégák mellé és pár kattintással megoldjuk a kérdését. Ezt távmunka esetén távoli asztali kapcsolattal tudjuk kivitelezni. Ráadásul nagyobb projekteknél elképzelhető, hogy nem bírja a munkatársak otthon használt laptopja a terhelést. Erre a helyzetre is jó megoldás, hogy otthonról távoli asztali kapcsolattal rákapcsolódik a kolléga az irodai számítógépekre és azon futtatja például az ARCHICAD-et vagy a renderelést. Erre is sokan kínálnak megoldást, úgy mint a ChromeRemoteDesktop, a Windows Remote Desktop, a Tight VNC vagy éppen a TeamViewer. Itt az adatbiztonság egy nagyon fontos szempont, ezért a VPN technológia használatával együtt szoktuk a fenti alternatívák használatát javasolni.
Kiesik egy-egy kulcs munkatárs
Fel kell készülni rá, hogy kieshet egy-egy kulcs munkatárs. Ezt úgy tudjuk a legkisebb veszteséggel átvészelni, ha erre van egy forgatókönyvünk. Ennek a forgatókönyvnek az alapja, hogy a munkaköri leírások ki vannak dolgozva. Ez a leírás tartalmazza, hogy az adott munkakörben, kinek milyen kompetenciával kell rendelkeznie, milyen feladatai vannak, miért felelős és nem utolsó sorban, hogy ki helyettesíti távollét esetén. Ha mindenkinek előre meg van a helyettese, akkor nem váratlanul kell valakinek beugrania az illető helyére. Ehhez egy jól struktúrált leírásra és egy táblázatra van szükség, illetve jó ha egy ábrán is le van rajzolva az iroda működése.
A Brick+Data-nál kifejlesztettünk egy úgynevezett “HR könyvet”, amiben felmérések segítségével tű pontosan láthatóvá tudjuk tenni a cégvezetés felé, hogy kinek milyen típusú és milyen szintű tudása van, feltárva ezzel a különböző témakörök kulcs embereit. Tudjátok például, hogy az irodátokban kihez szoktak leginkább ARCHICAD-es, épszerkes, vagy tervezési kérdésekben fordulni? Vagy hogy ki szokta megosztani a többiekkel, hol találnak meg a szerveren bizonyos fájlokat?
Lehetséges persze, hogy valaki olyan speciális tudással rendelkezik, hogy ténylegesen pótolhatatlan az irodán belül, ilyenkor lehet a B terv, hogy irodán kívül keresünk megfelelő személyt és egy alvállakozót vonunk be ideiglenesen a hiányzó tudással. A hangsúly itt is azon van, hogy ennek is előre érdemes utánajárni és esetlegesen előre megbeszélni, készenléti szerződést kötni, hogy az alvállakozó már számítani tudjon az eshetőségre. A BIM menedzserek, látványtervezők, szoftverspecialisták és épületszerkezettan szakértők már alapvetően is hiánycikkek a piacon tapasztalatunk szerint, érdemes lehet velük kezdeni a sort.
Gyakrabban fordul elő, hogy át kell venni egymástól projekteket
Ha egy-egy munkatárs nem tudja folytatni a munkát, akkor valahogy jó lenne minél gördülékenyebben átvenni a stafétabotot. Ehhez az szükséges, hogy az irodai folyamatok dokumentálva legyenek. Legyen egy olyan tudásbázis, amiben könnyen kereshető és jól értelmezhető módon meg lehet találni a szükséges információt. Mi ezt Irodai Kódexnek szoktuk hívni, de szokták irodai Wikinek, Knowledge-base-nek, tudásbázisnak, SZMSZ-nek is hívni.
Ennek megvalósítására sok megoldás létezik, az alap megoldásoktól egészen a professzionálisokig. A legfapadosabb megoldás a szimpla WORD, vagy EXCEL fájl. Egy jó struktúrával és egymásba ágyazott tartalmakkal ez a verzió is működőképes. A következő szint, ha megosztott dokumentumok formájában használjuk ezeket lehetőleg felhőben pl.: Google Docs és Sheets, Office365. Ezek után jönnek a dedikált szoftverek, ilyen például a Confluence, a TheBrain, a Helpie Wiki. Bármelyik lehet jó megoldás az IT infrastruktúrától és az igényektől függően, de ne felejtsük, hogy a lényeg főként a tartalmon van.
Az évek során sikerült egy nagyon jó struktúrát összeállítanunk ehhez, ami minden tervezőiroda számára hasznos lehet, mert összegyűjti mikre érdemes gondolnia egy irodának. Tanácsként még érdemes annyit hozzátenni, hogy fontos, hogy legyen felelőse az irodában a kódexnek és jó ha magyarázó ábrákat és tutorial videókat is tartalmaz, hogy ne információ temetőként szolgáljon.
Megrendelővel és a szakági partnerekkel online kell kommunikálni
A fenti projektrésztvevőkkel tervekről, műszaki megoldásokról, döntésekről kell megbeszélést folytatni. Ezek alapja mindig valamilyen dokumentum, amit ebben a táv-helyzetben online kell tudni megosztani. Ezért jó ha a videóbeszélgetés mellett, át tudunk váltani, arra hogy a képernyőn megnyitott dokumentumot továbbítsuk a másik fél számára. A populáris szoftverek, Skype, Hangouts, Messenger, Slack nagyrészt már ezeket a funkciókat tudják. A különbség általában ott van, hogy maximum hány résztvevővel működik és mennyi pénzért. Egy nagyon profi és jól használható eszköz erre akár a Zoom, akár a magyar eredetű GoToMeeting, akár a Microsoft Teams. De itt is felmerülhet a korábban említett távoli számítógép elérés alkalmazások is: Tight VNC, ChromeRemoteDesktop, TeamViewer. Fontos itt megemlíteni azt is, hogy azok az irodák akik már kihasználják a BIM nyújtotta BCF technológiát, azok előnyben vannak a szakági kommunikáció terén. Ennek az a lényege, hogy az épületmodell átvizsgálása során észrevett problémákat szoftverek között lehet küldeni, fogadni és nem emailben körbe írva és bekarikázott képeken küldeni a módosítandók listáját. Ehhez nyújt felhőszolgáltatást a BIM Collab vagy a BIM Track.
Több módosító kör és a határidők csúszása
A projekt résztvevők kiesése miatt számítani lehet rá, hogy a beugrók nem fogják tudni 100%-ban helyettesíteni az érintetteket. Nem fogják tudni pontosan közvetíteni az elvárásokat és feladatokat. Emiatt készüljünk fel több hibára és több módosító körre. Ez könnyen a határidők csúszásáig is vezethet. Érdemes lehet ezért már előre felhívni a projekt résztvevőinek figyelmét erre, hogy mindenki tudjon ezzel kalkulálni. Mind időbeli, mind erőforrásbeli ütemezésnél érdemes ezzel számolni, illetve a tapasztalatlan kollégákat se felejtsük el felkészíteni erre, szakmai és lelki szempontból egyaránt. Ami segítség lehet ilyen helyzetben az a fokozott minőségellenőrzés. A BIM használattal lehetőségünk van automatikus minőségellenőrző folyamatokat beépíteni a tervezési folyamatba. Ilyenek lehetnek például az automatikus mennyiségi kimutatások, tervlisták, konszignáció és automatikus határidő értesítések. De ezek alapja minden esetben a jó irodai tervsablon. Ehhez néhány ARCHICAD-es példa: SHOEGNOME sablon, Graphisoft AC 23 Magyar sablon.
Alvállakozók és együttműködő partnerek esnek ki
Jó ha itt is előre felállítunk egy vészforgatókönyvet. Vizsgáljuk meg, hogy az iroda milyen partnerekkel dolgozik együtt. Nézzük meg, hogy mennyire fontos szereplői a projektnek, mennyire könnyen helyettesíthetőek és eszerint fordítsunk energiát az esetleges beugró partnerek keresésére. Így ha bekövetkezik a kiesés, akkor a hirtelen kapkodás helyett már tudjuk mi a teendőnk. A keresés eredményét pedig érdemes beilleszteni az irodai kódexbe, címkékkel és kulcsszavakkal ellátva, hogy a jövőben is könnyen vissza tudjuk keresni.
Dokumentumok és egyéb tárgyak eljuttatásának nehézsége
A digitális korban is vannak még papír alapú adminisztrációs kényszerek. Ha sokan otthonról dolgoznak, ennek a menedzselése is nehézségekbe ütközhet. Érdemes lehet előre kinézni és letesztelni a potenciális futárszolgálatokat, ár, érték és megbízhatóság terén. Saját tapasztalatunk a Hajtáspajtással van, akik éjjel-nappal 45 percen belül ki szoktak érkezni.
De készüljünk fel, hogy az alapvető eszközök beszerzése is akadozhat. Nézzük meg, hogy mik a kritikus eszközeink és vannak-e azokból tartalékok. A nyomtatófejtől kezdve, a tartalék videókártyán át, a projektor izzókig sok minden tartozhat ide, amiknek a szállítási ideje akár hónapokra is nyúlhat.
Szakmai rendezvények, továbbképzések elmaradása
Nagyobb szakmai rendezvények hiányában a kapcsolatépítés lehetősége elvész, ami egyrészt a bejövő megrendelések, másrészről a potenciális új együttműködő partnerek számának csökkenéséhez vezethet. Egy ilyen szituációban a meglévő ügyfelek és partnerek megtartása és a velük való újabb projektek beindítása lehet jó stratégia.
A továbbképzések elmaradásával kevesebb új inger éri az irodát és egyes előre betervezett fejlesztések csúszhatnak. Érdemes megnézni, hogy online oktatóanyag áll-e rendelkezésre a témában. Ehhez érdemes felkeresni a legnagyobb oldalakat és körülnézni, hogy mi a repertoár: Udemy, Coursera, Lynda, Graphisoft. SketchUp témakörben már elérhető online tananyagunk a https://brickdata.hu/sketchup oldalon és a BIM témához is gőzerővel fejlesztjük azokat, és hamarosan már online is meg tudjuk tartani eddigi hagyományos BIM Szervezetfejlesztés workshopjainkat és BIM konzultációinkat.
Lehet ennek a járványnak hozadéka is számunkra?
Ennek az egyébként nehéz időszaknak, azért akad pozitív hatása is. Szervezettségre kényszeríti a cégeket, intézményeket, kormányokat és sokszor olyan fejlesztéseket mozdít előre, amikre addig kevés energiát fordítottak. Kína hetek leforgása alatt valósította meg a távoktatást Magyarország méretű tartományokban, pedig az oktatás az egyik leglassabban fejlődő területek egyike. Olaszországban a legfőbb versenytársak fogtak össze, hogy közös megoldásokat kínáljanak a felmerülő problémákra. Hozzáállásban így amit tehetünk, hogy próbáljuk meg lehetőségként felfogni ezt az egészet, hogy ez egy jó alkalom arra, hogy tanuljunk, fejlesszük folyamatainkat és rendszereinket, amikre valószínűleg amúgy is sor került volna.
A Brick+Data-val szívesen segítünk kidolgozni a cégeknek a fent említett megoldásokat, előre elkészített sablonjainkkal és az évek során kidolgozott know-how-nak köszönhetően pedig sok időt és utánajárást tudunk megspórolni a folyamatok kidolgozásához a cégeknek.
Így járvány idején pedig kézfogás helyett Spock örökérvényű köszönésével búcsúzunk: Hosszú és eredményes életet!
